Kadrovska in druga dokumentacija z osebnimi podatki: hranjenje, varovanje in arhiviranje

Spremembe arhivskega zakona iz leta 2014

Klasično in/ali elektronsko arhiviranje

Kdo ima lahko dostop do zbirk osebnih podatkov v kadrovskih službah

Biometrične metode in video nadzor

Čas in kraj:

 

torek, 10. marec 2015
CITY hotel - konferenčni center, Dalmatinova 15, Ljubljana,
zemljevid
z začetkom ob 9.00 in zaključkom približno ob 14.00.


Svetujemo vam, da svoja vozila parkirate v eni od bližnjih parkirnih hiš ali na parkirišču ob železniški postaji.

Izvajalci:

 

Nataša Pirc Musar, univ. dipl. pravnica,

INFO HIŠA, inštitut za zasebnost in dostop do informacij; nekdanja dolgoletna informacijska pooblaščenka Republike Slovenije

 

in

 

doc. dr. Vladimir Žumer,

arhivski svetnik v pokoju

Uvod:

 

V okviru poslovanja pravne osebe, delovanja pravne osebe javnega prava ali delovanja društva neizogibno nastaja tudi dokumentacija, ki vsebuje osebne podatke. Najpogosteje je to kadrovska dokumentacija, lahko pa so tudi različni spiski oseb, najsi bodo kot člani društev ali posameznih združenj ali skupin ter oseb v določenih povezavah z organizacijami: seznami strank, uporabnikov storitev, naslovnikov, itd. S takšnimi dokumenti je treba ravnati skladno z mnogimi predpisi, ki urejajo zadeve v zvezi s hranjenjem in z arhiviranjem dokumentacije ter v zvezi z ravnanjem z osebnimi podatki in z informacijami zaupne narave ali z javno dostopnimi informacijami.

 

Prepletenost obeh vidikov lahko izzove napake, ki imajo lahko resne posledice tako za upravljavca podatkov, kot tudi za osebe, na katere se podatki v dokumentih nanašajo. Zato smo pripravili seminar, ki v osnovi ponuja temeljne predpise, ki veljajo za rokovanje s takšno dokumentacijo, na tej osnovi pa program primerja vidik hranjenja in dokumentiranja gradiva z vidikom pravic in dolžnosti akterjev glede zasebnosti podatkov v teh dokumentih in zasebnosti na delovnem mestu na sploh.

 

Seminar namenjamo kadrovskim službam v zasebnem in javnem sektorju, kakor tudi drugim upravljavcem in uporabnikom različnih vrst zbirk (osebnih) podatkov, kot so: seznami članov, strank, uporabnikov različnih storitev, naslovnikov pošt, itd. Zato na seminarju poleg udeležencev iz podjetij in drugih organizacij pričakujem tudi udeležbo predstavnikov društev, zavodov in drugih sorodnih združenj, pri katerih delovanju nastajajo različne zbirke osebnih podatkov.

Program:

 

I. del: Hranjenje in arhiviranje kadrovskih in sorodnih dokumentacij

  • predpisi, ki določajo upravljanje in arhiviranje kadrovske dokumentacije, s posebnim ozirom na novosti novele arhivskega zakona iz leta 2014;
  • klasično arhiviranje v papirni obliki;
  • elektronsko arhiviranje v digitalni obliki;
  • pogoji za varno, zanesljivo in verodostojno elektronsko hrambo  v lastni režiji ali pri ponudniku e-hrambe;
  • roki hranjenja kadrovske dokumentacije v skladu s predpisi in potrebami poslovanja;
  • postopek izločanja oziroma uničevanja nepotrebne dokumentacije;
  • odbiranje kadrovskega arhivskega gradiva, ki ima pomen za zgodovino, znanost ali kulturo ali trajni pravni interes delavcev;
  • vprašanja in odgovori.


II. del: Ravnanje z zbirkami osebnih podatkov in varovanje zasebnosti na delovnem mestu

  • zbirke osebnih podatkov v kadrovskih službah: kako jih hraniti, kdo ima lahko dostop do njih, kdo mora zbirke prijaviti v register Informacijskemu pooblaščencu, kdo mora imeti katalog zbirk osebnih podatkov in pravilnik o zavarovanju zbirk osebnih podatkov;
  • kdaj lahko zaposlenemu pregledujete e pošto;
  • kako je z video nadzorom na delovnem mestu;
  • kdaj lahko za vstop in izstop v prostore uporabite biometrične metode;
  • ali lahko zaposlene v službenih vozilih nadzirate z GPS tehnologijami;
  • kako lahko nadzirate pravilnost izvajanja napotkov zdravnika med bolniškim staležem;
  • vprašanja in odgovori.

Kotizacija in prijava:

Kotizacija za udeleženca je 155,00 € (189,10 € z 22% DDV)

in vključuje tudi pisno gradivo in postrežbo v času seminarja.

 

Vsak naslednji udeleženec iz iste organizacije ima popust, cena s popustom je 

140,00 € (170,80 € z 22% DDV)

 

Nakažite jo med 4. 3. in 10. 3. 2015, na ODIN d.o.o., Ljubljana,
TRR: SI56  05100 - 8010472985, sklic 00  15 - 0302,
ali po prejemu našega računa.

Pri proračunskih porabnikih upoštevamo njihove roke plačil.

 

Prijave sprejemamo do zapolnitve skupine:
- preko spletnih strani
- po elektronski pošti: info@odin.si
- po telefaksu 01/ 511 31 65
- po pošti: ODIN d.o.o., Stegne 21, 1000 Ljubljana

 

Prijavnica velja kot naročilnica. Odpoved mora biti pisna.
Pri neudeležbi brez pisne odjave do dneva izvedbe kotizacije ne vračamo.